L’organisation d’un évènement tel qu’un congrès ou un séminaire d’entreprise peut s’avérer relativement aisée, à condition de suivre certaines règles primordiales.

Définition des objectifs du congrès et du public visé

Avant toute chose, il convient de définir clairement les objectifs de l’évènement, ainsi que le public visé. L’évènement va-t-il s’adresser à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, à une filiale particulière, à des clients ? En effet, le choix du public visé va conditionner l’organisation du congrès ou du séminaire.

D’autre part, il est primordial de choisir un thème porteur et adapté au public visé. Un thème intéressant et un titre accrocheur font partie des clés de la réussite d’un tel évènement.

Choisir la date

Le choix de la date de l’évènement est une donnée essentielle afin de réunir un maximum de participants. Pour cela, il est nécessaire de choisir une date en dehors des vacances scolaires, ou des week-ends de pont. L’idéal est de choisir un mardi ou un jeudi car les salariés sont moins susceptibles d’être en congé que les lundis et vendredis, proches des week-ends et des mercredis, jours des enfants.

Rechercher un lieu adapté

Pour que le congrès ou le séminaire soit organisé avec succès il est nécessaire de trouver un lieu d’accueil adapté au nombre de personnes attendues. La première option est d’organiser l’évènement au sein même de l’entreprise si cela est possible, cela permet de réduire les dépenses et de faciliter la logistique de l’évènement.
La seconde option est de louer un tiers lieu. Il faudra alors choisir un site disposant d’une capacité d’accueil adaptée et qui soit également facilement accessible pour les participants.

Choisir des intervenants

Il convient de faire appel à un ou plusieurs intervenants spécialisés dans les thèmes abordés. Il peut alors s’agir de personnes internes à l’entreprise ou d’intervenants extérieurs en fonction des objectifs et du budget qui auront été définis en amont.

Créer des moments d’échanges entre les participants

Il est primordial lors d’un tel évènement de permettre aux participants d’échanger de manière plus informelle, que ce soit autour d’un cocktail, d’un petit-déjeuner ou de diverses activités à définir en fonction des objectifs fixés en amont. Cela va permettre aux participants d’échanger et de tisser des liens dans un cadre différent.

Communiquer sur l’évènement

Envoyer les invitations par e-mail quelques semaines en amont de l’évènement et effectuer des rappels est essentiel afin d’évaluer au mieux le nombre de participants.

Des outils de communication peuvent être mis en place afin de faire connaître l’événement au sein de l’entreprise. De plus, la distribution de goodies est généralement très appréciée le jour de l’évènement.

A l’issue du séminaire, il est intéressant de transmettre un compte rendu avec des photos aux participants. Un questionnaire de satisfaction peut aussi être mis en place afin d’obtenir un retour d’expérience pour d’autres évènements futurs.